Hoeveel bespaar je door SaaS-abonnementen te vervangen door eigen software?

Open je bankuittreksels en zoek de woorden subscription, monthly plan of per seat. Grote kans dat je er meer vindt dan je dacht: een CRM, een planningstool, een offertetool, iets voor formulieren, iets voor handtekeningen en een koppelingsdienst die dat allemaal aan elkaar lijmt. Elk abonnement apart lijkt redelijk. Samen zijn ze een vaste kost die elk jaar groeit.

Tot voor kort was het antwoord simpel: software laten bouwen was duurder dan huren. Dat is veranderd. Met AI als bouwpartner schrijf ik vandaag in dagen wat vroeger weken kostte. Daardoor kantelt de rekening voor heel wat bedrijven. In dit artikel reken ik het uit.

Wat SaaS je echt kost

De maandprijs op de website is maar het begin. De werkelijke kost van een abonnement bestaat uit:

• Prijs per gebruiker. Elke nieuwe medewerker betekent een extra licentie, ook al gebruikt die de tool twee keer per week.
• Jaarlijkse prijsstijgingen. Verhogingen van 10 tot 20 procent per jaar zijn de voorbije jaren eerder regel dan uitzondering.
• Het duurdere plan voor die ene functie. Je hebt een API-koppeling of een extra rapport nodig, en plots zit je in het Business-plan.
• Koppelingstools. Zapier, Make of een vergelijkbare dienst om tool A met tool B te laten praten, met een prijs per uitgevoerde taak.
• Dubbele invoer. Alles wat niet gekoppeld is, typt iemand over. Die uren staan niet op de factuur, maar je betaalt ze wel.

Een rekenvoorbeeld

Neem een dienstenbedrijf met twaalf medewerkers. De cijfers hieronder zijn een voorbeeld, maar ze komen uit de buurt van wat ik bij klanten tegenkom.

Tool	Prijs	Per jaar
CRM	€ 30 per gebruiker × 12	€ 4.320
Planning en werkbonnen	€ 15 per gebruiker × 12	€ 2.160
Offertes en facturatieplan	€ 60 per maand	€ 720
Formulieren en handtekeningen	€ 50 per maand	€ 600
Koppelingstool	€ 70 per maand	€ 840
Totaal		€ 8.640

Tel daar drie jaar prijsstijgingen van 10 procent bij, en je zit over vijf jaar aan ruim € 52.000 aan abonnementen. En dan heb ik de uren voor dubbele invoer nog niet meegerekend. Twee uur per week aan € 45 is nog eens € 4.500 per jaar.

Wat eigen software kost

Een webapp op maat die het CRM, de planning, de offertes en de formulieren van dat bedrijf vervangt, bouw ik vandaag met AI-ondersteuning voor een bedrag dat een paar jaar geleden ondenkbaar was. Reken, afhankelijk van de complexiteit, op € 5.000 tot € 25.000 eenmalig. Daar komt bij:

• Hosting: € 30 tot € 80 per maand voor een server in de EU, back-ups inbegrepen.
• Onderhoud en kleine aanpassingen: reken op 10 tot 15 procent van de bouwkost per jaar.

Voor ons voorbeeldbedrijf, met een bouwkost van € 18.000:

	SaaS	Eigen software
Jaar 1	€ 8.640	€ 18.000 + € 720 hosting = € 18.720
Jaar 2	€ 9.504	€ 2.700 onderhoud + € 720 = € 3.420
Jaar 3	€ 10.454	€ 3.420
Jaar 4	€ 11.500	€ 3.420
Jaar 5	€ 12.650	€ 3.420
Totaal over 5 jaar	€ 52.748	€ 32.400

Het omslagpunt ligt ergens in het tweede jaar. Daarna bespaar je elk jaar tussen de € 7.000 en € 9.000, en dat verschil wordt groter naarmate je team groeit. Een dertiende medewerker kost in eigen software niets extra.

Waarom dit nu wel kan

De bouwkost is het grote verschil met vijf jaar geleden. AI schrijft vandaag een groot deel van de code, de tests en de documentatie. Mijn werk verschuift naar wat echt telt: je proces begrijpen, de juiste structuur kiezen, controleren wat de AI oplevert en zorgen dat alles veilig en stabiel draait. Het resultaat is software die precies doet wat jij nodig hebt, voor een prijs die vroeger alleen voor een standaardpakket haalbaar was.

Wat je niét moet vervangen

Niet elk abonnement is een kandidaat. Ik raad af om zelf te bouwen wat zwaar gereguleerd is of waar een heel ecosysteem rond hangt:

• boekhouding en loonadministratie
• e-mail en agenda
• betalingsverwerking
• videobellen en chat

Daar zijn de pakketten goed, goedkoop en up-to-date met de wetgeving. De winst zit in de tools die jouw kernproces ondersteunen: klantenopvolging, planning, offertes, werkbonnen, portalen voor klanten of leveranciers. Daar betaal je voor functies die je niet gebruikt, en mis je net wat je wel nodig hebt.

Vijf signalen dat het tijd is

1. Je betaalt voor meer dan drie tools die hetzelfde klantendossier bijhouden.
2. Medewerkers typen gegevens over van de ene tool naar de andere.
3. Je kreeg dit jaar een prijsverhoging van meer dan 10 procent.
4. Je zit in een duurder plan voor één functie.
5. Een leverancier stopt met een tool of wijzigt de voorwaarden, en jij kunt niets anders dan volgen.

Herken je er drie of meer? Dan is de kans groot dat eigen software zich binnen twee jaar terugverdient.

Meer dan geld

Besparen is de aanleiding, maar het is zelden de grootste winst. Met eigen software:

• zijn je gegevens van jou en staan ze waar jij dat wilt
• verdwijnt de dubbele invoer, omdat alles in één systeem zit
• bouw je verder op wat je al hebt, in plaats van te wachten tot een leverancier jouw functie belangrijk vindt
• kun je AI inzetten op je eigen data, zoals automatisch offertes voorbereiden of mails sorteren

Hoe ik dit aanpak

Ik begin met een lijst van je abonnementen en wat ze echt kosten, licenties én uren. Daarna bekijken we samen welke tools kandidaat zijn om te vervangen en welke je beter houdt. Je krijgt een vaste prijs en een realistisch omslagpunt vooraf. De eerste versie bouw ik rond het proces dat het meeste oplevert, de rest volgt stap voor stap.

Benieuwd wat jouw abonnementen samen kosten en wat eigen software zou opleveren? Neem contact op, dan reken ik het samen met jou uit.